1 · Praxis einrichten

Eine neue Praxis wird nicht selbst angelegt, sondern aufgeschaltet: Sie schreiben uns, wir legen die leere Hülle an und schicken Ihnen einen Einrichtungs-Link. Er sieht aus wie ihrepraxis.optinno.ch/praxis/einrichten#… und gilt drei Tage.

Auf der Einrichtungsseite geben Sie an:

• Name, Adresse und Telefon der Praxis — das steht später auf der Buchungsseite.
• Ihren Namen als Inhaberin oder Inhaber.
• Eine Passphrase: vier zufällige Wörter, nicht ein Passwort aus dem Passwortmanager der Praxis. Sie öffnet Ihre Daten und wird nirgends gespeichert.

Beim Absenden entstehen in Ihrem Browser die Schlüssel der Praxis. Zum Server gehen nur die öffentlichen Teile und ein Anmeldenachweis. Danach zeigt die Seite einmalig Ihre Wiederherstellungs-Codes.

Nach der Einrichtung ist die Buchungsseite sofort erreichbar, mit Öffnungszeiten, Terminarten und Behandelnden als Vorschlag. Alles davon lässt sich ändern.

2 · Anmelden und Schlüssel

Ihr Team arbeitet unter ihrepraxis.optinno.ch/praxis. Sie wählen Ihren Namen und geben die Passphrase ein. Daraus entstehen zwei getrennte Werte: einer geht als Nachweis an den Server, der andere bleibt im Browser und öffnet die verschlüsselten Daten. Oben rechts steht dann Schlüssel im Browser entsperrt.

Neu laden heisst neu anmelden. Der Schlüssel liegt nur im Arbeitsspeicher — Absicht, denn ein Praxisrechner steht oft offen. Melden Sie sich ab, wenn Sie den Platz verlassen.

3 · Team und Rollen

Es gibt drei Rollen, und sie sind keine Häkchen, sondern Schlüsselgrenzen:

• Inhaberin — alles, zusätzlich Team, Fristen, Übergabe und Praxisaufgabe.
• Behandler — Kalender, Akten, medizinische Inhalte, Archiv.
• Assistenz / Empfang — Kalender, Kontaktdaten, Anmeldung, Rechnungen. Keine medizinischen Inhalte: das Anliegen einer Buchung und jeder Akteneintrag bleiben unlesbar, weil der Behandlungsschlüssel fehlt.

Mitarbeitende nehmen Sie unter Team auf. Sie erzeugen einen Einladungs-Link und geben ihn weiter — am besten mündlich oder über einen zweiten Kanal. Im Link steckt ein Transportschlüssel, der nie zum Server geht; die eingeladene Person wählt darauf ihre eigene Passphrase. Der Link gilt einmal.

Einen Zugang entfernen Sie ebenfalls unter Team. Damit ist die Anmeldung gesperrt. Wer zuvor Zugriff hatte, könnte sich Daten kopiert haben — dagegen hilft keine Software, sondern nur, den Zugang rechtzeitig zu entziehen.

4 · Kalender

Der Kalender hat eine Tagesansicht (Liste mit Namen, Status und Aktionen) und eine Wochenansicht (Raster zum Ziehen). Termine verschieben Sie mit Maus, Finger oder Stift; beim Loslassen prüft das System Behandler, Raum und Gerät und warnt bei Überschneidungen.

Termin eintragen

Unter Termin eintragen: Terminart, Behandelnde, Beginn, optional eine abweichende Dauer, Name und Notiz. Der Name wird im Browser verschlüsselt. Für eine Terminreihe geben Sie Anzahl und Abstand in Wochen an — die Reihe liegt auf Wanduhrzeit, bleibt also über die Zeitumstellung hinweg um dieselbe Uhrzeit.

Status

Anfrage → bestätigt → erschienen, dazu abgesagt. Eine Absage gibt den Platz frei und benachrichtigt passende Einträge der Warteliste. Abgesagte Termine bleiben durchgestrichen stehen, sie verschwinden nicht.

Zeit blockieren

Ferien, Weiterbildung, Sitzung, Wartung: unter Zeit blockieren, mit Grund.

5 · Buchungsseite und Warteliste

Ihre Buchungsseite liegt unter ihrepraxis.optinno.ch. Verlinken Sie sie von Ihrer Website — sie funktioniert ohne Konto und ohne App. Patientinnen wählen Anliegen, Termin und geben Kontaktdaten ein; diese werden im Browser der Patientin verschlüsselt, bevor sie zu uns kommen.

Je Terminart stellen Sie ein:

• Dauer, Rüstzeit davor und Nachbereitung danach
• Raster der Startzeiten (viertelstündlich, halbstündlich …)
• Vorlauf (frühestens in … Stunden) und Horizont (längstens … Tage im Voraus)
• ob sie online buchbar ist, welche Behandelnden sie anbieten und welche Räume es braucht

Ist nichts frei, kann sich jemand auf die Warteliste setzen. Wird ein Termin abgesagt, benachrichtigt das System die passenden Einträge — ältester zuerst, höchstens fünf, und niemanden zweimal am selben Tag. Der Platz wird dabei nicht reserviert: es gilt, wer zuerst bucht. Eine Reservierung, die niemand einlöst, lässt den Platz verfallen.

6 · Patientenakte

Suchen und anlegen

Unter Akten suchen Sie nach Name, Geburtsdatum, Telefonnummer oder Patientennummer. Gesucht wird über verschlüsselte Kennzeichen — der Server erfährt den Suchbegriff nicht. Eine neue Akte legen Behandelnde an; aus einer Buchung heraus geht es über den Knopf Akte am Termin, dann sind die Felder schon gefüllt.

Stammdaten und Hinweise

Stammdaten hängen am Praxisschlüssel, damit auch der Empfang anmelden und anrufen kann. Das Feld Hinweis für den Empfang ist deshalb ausdrücklich organisatorisch: Rollstuhl, Dolmetscherin, nur nachmittags erreichbar.

Medizinische Dauerhinweise — Allergie, Antikoagulation, Schrittmacher — sind dagegen Einträge mit Haken („Dauerhinweis"). Sie stehen rot oben im Dossier und sind nur mit dem Behandlungsschlüssel lesbar.

Einträge

Sieben Arten: Anamnese, Verlauf (SOAP), Befund, Körperkarte, Messwerte, Einwilligung, Korrespondenz.

Einträge sind unveränderlich. Eine Berichtigung erzeugt einen neuen Eintrag, der auf den alten verweist; der alte bleibt stehen und wird als „später berichtigt" gekennzeichnet. So verlangt es die Dokumentationspflicht, und so steht es auch im Protokoll.

Zugriffsprotokoll

Jedes Öffnen, Schreiben, Berichtigen und jeder Dateizugriff wird protokolliert und mit dem vorherigen Eintrag verkettet. Inhalte stehen dort nie — nur Pseudonym, Person, Aktion und Zeit. Wer nachträglich eine Zeile ändert, bricht die Kette sichtbar.

7 · Körperkarte

Im Dossier unter Körperkarte. Tippen setzt einen Punkt, mit dem Stift umfahren Sie eine Fläche — auf dem Tablet mit dem Finger. Sie wählen vorher die Art des Befundes (Schmerz, Spannung, Blockade, Narbe, Ödem, Taubheit, Notiz) und die Stärke von 0 bis 10, und schalten zwischen Vorder- und Rückansicht um.

Aus der Zeichnung entsteht automatisch eine codierte Befundliste wie „Lendenwirbelsäule: Schmerz 6/10" — brauchbar für den Verlaufsvergleich. Die Zeichnung selbst bleibt die massgebliche Dokumentation und wird wie jeder Eintrag verschlüsselt.

8 · Dokumente

Befunde, Zuweisungen, Bilder bis 25 MB je Datei. Die Datei wird in Ihrem Browser verschlüsselt und in Teilen übertragen; erst wenn alle Teile da sind, erscheint sie in der Akte. Bricht die Übertragung ab, entsteht keine halbe Datei.

Ansehen entschlüsselt im Browser und zeigt Bilder und PDF direkt; Speichern legt die entschlüsselte Datei auf Ihrem Rechner ab. Was Sie dort speichern, liegt danach unverschlüsselt bei Ihnen — behandeln Sie es entsprechend.

9 · Abrechnung und Tarife

Taxpunktwerte

Unter Praxis → Taxpunktwerte tragen Sie ein, was ein Taxpunkt bei Ihnen wert ist — je Tarifwerk, mit Gültigkeitsdatum. Gerechnet wird Taxpunkte × Taxpunktwert × Normierungsfaktor. Der Normierungsfaktor (früher „External Factor“) steht seit dem 1. Januar 2026 auf 1.00; ändern Sie ihn nur, wenn Ihr Tarifpartner das mitteilt.

Entscheidend ist der Behandlungstag, nicht der Tag der Rechnung: wer im Januar die Dezembertermine abrechnet, rechnet mit dem Wert vom Dezember. Jede Position merkt sich Wert und Faktor, mit denen sie gerechnet wurde — eine Rechnung von heute ergibt nach der nächsten Tarifrunde noch dieselbe Summe.

Leistungskatalog

Unter Praxis → Leistungskatalog. Für die Physiotherapie liegt der Tarif 590 mit Sitzungspauschalen und Zuschlägen bei, für Naturheilkunde ein Katalog mit eigenen Preisen. TARDOC mit rund 2700 Positionen und der SSO-Tarif liefern wir bewusst nicht mit: beide ändern jährlich, und ein Katalog aus zweiter Hand verrechnet irgendwann falsch, ohne dass es jemand merkt. Laden Sie stattdessen die Tarifdatei Ihres Verbands oder Trustcenters über Tarifdatei (CSV) — vorhandene Codes werden aktualisiert, nicht verdoppelt.

Die Kopfzeile braucht mindestens code und bezeichnung, dazu wahlweise tarif, taxpunkte_al, taxpunkte_tl, betrag und einheit. Semikolon oder Komma, beides geht. Zeilen, die nicht lesbar sind, werden gemeldet und nicht stillschweigend übersprungen.

Rechnung stellen

Am Termin erfassen Sie über Abrechnen die Positionen und erstellen daraus eine Rechnung mit Schweizer QR-Einzahlungsteil. Voraussetzung ist eine IBAN unter Praxis → Rechnung. Positionen mit Taxpunkten rechnen von selbst; auf dem Beleg steht die Herleitung („48 TP × 0.96“), damit Patientin und Versicherung nicht nachfragen müssen. Gerundet wird einmal am Schluss auf fünf Rappen, nicht je Position — sonst weicht die Summe bei vielen Positionen sichtbar von der Kasse ab.

Der Beleg wird im Browser gesetzt und gedruckt, weil der Zahlteil Name und Adresse der Patientin enthält — der Server bekommt sie nie zu sehen. Offene Rechnungen stehen in der Tagesansicht; dort markieren Sie sie als bezahlt oder stornieren sie.

Übergabe ins ERP (optiCore)

Wer optiCore als Buchhaltung einsetzt, soll Adressen nicht zweimal erfassen. Unter Praxis → ERP-Anbindung tragen Sie die Adresse Ihres ERP, Ihr Mandantenkürzel und einen API-Key ein; den erzeugen Sie dort unter Konto → API-Keys, und dort lässt er sich auch jederzeit widerrufen.

Verschickt wird aus Ihrem Browser, nicht von unserem Server — der kann die Adressen nicht lesen und sie deshalb auch nicht übertragen. Das ist keine Umständlichkeit, sondern dieselbe Zusage wie überall sonst in optiHealth.

• Adressen jetzt abgleichen überträgt alle laufenden Akten als Debitorinnen. Zweimal ausgeführt entstehen keine Dubletten: die Patientennummer ist der Schlüssel. Akten ohne Strasse und Ort werden übersprungen.
• Jede neue Rechnung mitschicken schiebt beim Drucken auch die Rechnung hinüber — samt QR-Referenz, damit der Zahlungseingang im ERP automatisch zugeordnet wird. Dafür muss der Termin einer Akte zugeordnet sein.
• Nur die Summe übertragen ersetzt die Positionen durch eine Zeile „Behandlung gemäss Rechnung …“. Ein Positionstext sagt oft mehr über die Behandlung, als in einer Buchhaltung stehen muss.

Was nie hinübergeht: Anliegen, Diagnosen, Verlaufseinträge, Körperkarten, Dokumente. Denken Sie daran, die ERP-Anbindung in Ihrer eigenen Datenschutzerklärung zu erwähnen — Rechnungsdaten Ihrer Patientinnen fliessen damit in ein zweites System.

10 · Archiv und Aufbewahrung

Frist festlegen

Unter Archiv → Aufbewahrungsfrist: Jahre ab letzter Behandlung und die Rechtsgrundlage im Klartext. Beides wandert in jedes Archivpaket und jedes Löschprotokoll. Bei Minderjährigen läuft die Frist ab Volljährigkeit. Die Frist ist kantonal geregelt — tragen Sie ein, was für Sie gilt.

Akte abschliessen

Im Dossier: Akte abschliessen und archivieren. Es entsteht ein versiegeltes Paket mit Manifest, Signatur und allen Chiffraten. Danach nimmt die Akte keine Einträge mehr an; Wieder aufnehmen öffnet sie jederzeit erneut.

Prüfen

Alle prüfen rechnet Dateihash, Manifest, Signatur und jeden Objekt-Hash nach — ohne Schlüssel und ohne Inhalte zu sehen. Zusätzlich läuft das wöchentlich automatisch. Ein Archiv, das niemand nachrechnet, ist ein Versprechen, keine Sicherung.

Löschen nach Fristablauf

Erst nach Fristende, und nur mit zwei verschiedenen Zugängen: eine Person beantragt, eine zweite gibt frei. Dann werden die Schlüssel vernichtet, die Betriebsdaten entfernt und ein unterschriebenes Protokoll abgelegt. Weil die Schlüssel weg sind, ist der Inhalt auch in Sicherungen wertlos.

11 · Treuhandstelle

Eine Treuhandstelle — Notariat, Berufsverband, Aufsicht — hält einen Schlüssel für den Ernstfall: wenn Sie nicht mehr erreichbar sind und jemand rechtmässig an eine Akte muss.

1. Die Stelle öffnet https://optihealth.optinno.ch/treuhand und erzeugt dort ihren Schlüssel. Die Seite rechnet nur im Browser; sie lädt eine Schlüsseldatei herunter und gibt Ihnen den Ausweis mit Fingerprint.
2. Sie vergleichen den Fingerprint mündlich und tragen den Ausweis unter Archiv → Treuhandstelle ein.
3. Pakete nachwrappen gibt der Stelle Zugang zu den bestehenden Paketen. Neue Pakete bekommen ihn von selbst.

Gewrappt wird je Paket, nicht Ihr Archivschlüssel: die Stelle kann genau diese Pakete öffnen und sonst nichts. Wechseln Sie die Stelle, verliert die alte den Zugang zu allem, was danach ausgeliefert wird.

12 · Praxisübergabe

Unter Übergabe, und nur durch die Inhaberin. Voraussetzung: die Nachfolgepraxis ist ebenfalls bei optiHealth und hat einen Archivschlüssel, falls archivierte Akten mitgehen.

1. Nachfolgerin suchen über ihre Kennung (die Subdomain).
2. Fingerprint vergleichen — am Telefon, mit der Person, nicht per Mail. Erst danach lässt sich das Formular ausfüllen. Dieser Schritt ist die einzige Stelle, an der ein untergeschobener Schlüssel auffällt.
3. Umfang, Stichtag und Vertrag angeben. Der Vertrag bleibt auf Ihrem Rechner, nur sein Hash geht ins Protokoll.
4. Akten packen und anbieten. Ihr Browser siegelt die Stammdaten an die Nachfolgerin um und wrappt die Aktenschlüssel an deren Behandlungsschlüssel.

Die Nachfolgerin prüft das Protokoll, probiert jeden Schlüssel aus und zeichnet gegen. Erst dann wandern die Daten; bei Ihnen bleibt ein Rumpf mit Patientennummer als Beleg. Danach muss die Nachfolgerin zwei Dinge tun, die ihre Oberfläche auch anzeigt: indizieren (sonst ist die Akte nicht auffindbar) und rotieren (neue Aktenschlüssel, damit Ihr altes Wissen wirkungslos wird).

13 · Praxisaufgabe ohne Nachfolge

Der Betrieb endet, die Aufbewahrung läuft weiter. Unter Übergabe → Praxis aufgeben steht eine Prüfliste, und erst wenn alle drei Punkte erfüllt sind, geht es weiter:

• jede Akte ist archiviert,
• eine Treuhandstelle ist eingetragen,
• jedes Paket trägt deren Schlüssel.

Dann unterschreiben Sie ein Protokoll mit Grund, Treuhandstelle, Paketliste und letzter Frist. Die Buchungsseite nimmt danach keine Termine mehr an und nennt Patientinnen die Treuhandstelle. Gelöscht wird nichts — die Pakete bleiben, die Prüfung läuft weiter.

14 · Wenn etwas schiefgeht

Passphrase verloren

Unter https://optihealth.optinno.ch/praxis/wiederherstellen — genauer: unter der Adresse Ihrer Praxis mit /praxis/wiederherstellen. Sie brauchen zwei der drei Wiederherstellungs-Codes von der Einrichtung. Alles rechnet in Ihrem Browser; wir sehen weder die Codes noch die neue Passphrase.

Telefon mit dem zweiten Faktor verloren

Einen Ihrer acht Notfallcodes statt des Codes aus der App eingeben. Danach unter Praxis → Zweiter Faktor neu einrichten und neue Notfallcodes erzeugen.

Verdacht auf einen Sicherheitsvorfall

Gestohlener Laptop mit offener Praxisseite, bekannt gewordene Passphrase, fremder Zugriff: melden Sie es uns sofort, auch wenn Sie unsicher sind. Wir beenden zuerst alle Sitzungen — danach lässt sich in Ruhe prüfen. Wechseln Sie anschliessend Ihre Passphrase; sind die Wiederherstellungs-Codes betroffen, muss die Praxis neu eingerichtet werden, denn Codes lassen sich nicht widerrufen.

Im Archiv prüft Alle prüfen ohne Schlüssel nach, ob die Pakete unverändert sind; das Zugriffsprotokoll ist eine Hash-Kette und zeigt, ob jemand daran war.

15 · Grenzen

Passphrase vergessen

Solange ein zweiter Zugang besteht, nehmen Sie den alten unter Team heraus und laden die Person neu ein. Sind alle Passphrasen weg, brauchen Sie zwei Wiederherstellungs-Codes. Ohne beides sind die Daten verloren — ohne Ausnahme und ohne Hintertür.

Was der Betreiber sieht

Zeiten, Dauer, Behandelnde, Räume, Beträge, Pseudonyme und Protokolle. Nicht: Namen, Kontaktdaten, Anliegen, Krankengeschichte, Dokumente. Eine Sicherung enthält entsprechend Chiffrate; wer sie stiehlt, hat nichts davon.

Was noch fehlt

Wir sagen lieber, was nicht da ist: E-Mail-Versand (Erinnerungen laufen heute in eine Datei), Kassenabrechnung über Trustcenter, Patientenportal. Die Prüfung des QR-Layouts durch SIX steht ebenfalls aus. Wenn eines davon für Sie entscheidend ist, sprechen Sie uns an, bevor Sie wechseln.